1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

• Rekisterinpitäjä: Associació Escola Finlandesa de Barcelona – Barcelonan Suomi-koulu (”Yhdistys”)
• Osoite: Carrer Aragó, 119, 08015 Barcelona
• Puhelin: +34 645 900 530
• Sähköposti: suomikoulu.barcelona@gmail.com
• Yhteyshenkilö: Laura Halminen

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään seuraavien ryhmien henkilötietoja (”Rekisteröity”):

• Yhdistyksen jäsenet
• Yhdistyksen entiset jäsenet
• Verkkosivuston (www.barcelonansuomikoulu.es) käyttäjät

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, jäsenmaksujen hallinta, tapahtumien järjestäminen sekä toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn tai hänen huoltajansa suostumukseen ja Yhdistyksen oikeutettuun etuun.

Verkkosivuston kautta kerättyjen anonyymien tietojen keräämisestä ja käsittelystä kerrotaan lisää kohdassa 9. Evästeiden (cookies) käyttö.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
• Rekisteröidyn syntymäaika;
• Rekisteröidyn osallistuminen toimintaan;
• Rekisteröidyn terveystiedot (vain yhdistyksen toiminnan kannalta olleelliset tiedot, esim. mahdolliset allergiat);
• Hyväksyntä yhdistyksen tilaisuuksissa otettujen kuvien ja tallenteiden käyttämiseen;
• Huoltajan etu- ja sukunimi;
• Huoltajan sähköpostiosoite;
• Huoltajan puhelinnumero;
• Huoltajan kotiosoite;
• Huoltajan kansalaisuus.
• Verkkosivuston (www.barcelonansuomikoulu.es) käyttäjän IP-osoite

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään mm. jäsenlomakkeesta, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse ja sosiaalisen median palvelujen kautta.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Henkilötietoihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan aina kun se on teknisesti mahdollista.

Verkkosivusto (www.barcelonansuomikoulu.es) käyttää SSL-varmennetta, jonka avulla sivuston käyttäjien ja palvelimen välinen yhteys pystytään salaamaan, jotta ulkopuoliset eivät pääse käsiksi esimerkiksi yhteydenottolomakkeelle täydennettäviin henkilötietoihin.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Rekisteröityneiden henkilötiedot ilmoitetaan seuraaville tahoille:

• Suomi-Seura: Yhdistys toimittaa Suomi-Seuralle vuosittain avustushakemuksen liitteenä jäsenlistan, josta käy ilmi Rekisteröidyn nimi, syntymäaika ja yhteys Suomeen (yleensä huoltajan kansallisuuden kautta).
• Vakuutuksentarjoaja: Yhdistyksen jäsenille otetaan vakuutus (Seguro de tiempo libre), jota varten Yhdistys toimittaa vakuutuksentarjoajalle jäsenlistan, josta käy ilmi Rekisteröidyn nimi ja syntymäaika (alle 14- vuotiaat) tai DNI (yli 14-vuotiaat)

Lisäksi verkkosivuston (www.barcelonansuomikoulu.es) ylläpitäminen edellyttää verkkosivuston käyttäjien tiettyjen tietojen luovuttamista seuraaville palveluntarjoajille, jotka käsittelevät tietoja omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti:

• Hosting: SiteGround (kotipaikka Espanja). Lisätietoja: https://siteground.es/ (SiteGround). Tietojen käyttötarkoitus on verkkosivuston Hosting-palvelujen tarjoaminen.
• Web-alusta: Automattic Inc. (kotipaikka Yhdysvallat). Lisätietoja: https://es.wordpress.com (Automattic Inc.). Tietojen käyttötarkoitus on verkkosivuston alustan tarjoaminen.

Henkilötietoja ei luovuteta muille kolmansille osapuolisille.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröidyllä on yhteys Yhdistykseen. Yhteyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia. Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Rekisteröidyn nimi, syntymäaika ja yhteys Suomeen voidaan säilyttää yli kymmenen vuoden ajan tilastojen ja Suomi-koulun historiikin laatimista varten.

9. Evästeiden (cookies) käyttö

Tämä sivusto käyttää evästeitä. Sivusto lähettää selaimelle evästeen eli pienen tekstitiedoston, joka tallentuu tietokoneen kovalevylle. Käytössä on sekä väliaikaisia istuntotunnus-evästeitä, jotka sulkeutuvat, kun suljet Internet- selaimen, että pysyviä evästeitä, jotka tallentuvat tietokoneen kovalevylle. Evästeiden avulla voimme tunnistaa selaimesi ja käyttää näin saamaamme tietoa esimerkiksi sivustollamme vierailevien selaimien laskemiseen sekä sivustomme käytön analysointiin, kuten tilastolliseen seurantaan. Ne antavat meille myös mahdollisuuden tarkastella ja seurata käyttäjiemme mielenkiinnon kohteita ja kehittää siten verkkosivujamme. Kaikki kerätty tieto on nimetöntä, eikä verkossa suoritettuja toimintoja voida sen avulla liittää tiettyyn henkilöön.

Useimmat Internet-selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti, mutta halutessasi voit muokata selaimesi asetuksia ja milloin tahansa poistaa evästeet käytöstä. Voit välttää evästeet muokkaamalla selainohjelmasi asetuksia ja kieltämällä niiden käytön.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse Yhdistykselle osoitteeseen suomikoulu.barcelona@gmail.com.

Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Barcelonan Suomi-koulu
Carrer Aragó, 119
08015 Barcelona

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 21.9.2018.